جایگزین واتساپ برای ارتباطات سازمانی، چرا تکیه سازمان های ایرانی به واتساپ و تلگرام خطرناک است؟

صبح یکشنبه، ساعت 8 صبح. مدیرعامل یک شرکت خدماتی 40 نفره در تهران گوشی اش را برمی دارد و وارد واتساپ می شود. 12 گروه کاری، 7 چت مشتری، 3 گروه هماهنگی پروژه، و البته چند گروه خانوادگی و دوستانه که قاطی همه چیز شده اند. همان لحظه یک پیام از واحد فروش می رسد: «فایل قرارداد مشتری X را کی داره؟» جواب: «فکر کنم علی داشت، ولی علی دیروز استعفا داد و شماره اش رو عوض کرده.» این فقط یک سناریوی ساده است؛ اما واقعیت امروز بسیاری از سازمان های ایرانی همین است. تمام داده های کاری، هماهنگی های مشتری، فایل های پروژه، و حتی اطلاعات حساس مالی، همه در گروه های واتساپ و تلگرام شناورند. در حالی که بسیاری از مدیران هنوز به طور جدی به فکر یک جایگزین واتساپ برای ارتباطات سازمانی نیفتاده اند.

چرا پیام رسان های خارجی برای داده های سازمانی ایرانی پرریسک هستند؟

راحتی ظاهری واتساپ و تلگرام، پشت صحنه ریسک های بزرگی برای سازمان ها دارد. سه دلیل اصلی وجود دارد که چرا این پیام رسان ها برای کار سازمانی ایده آل نیستند:

مالکیت داده

وقتی شما و تیم تان روی واتساپ یا تلگرام کار می کنید، تمام داده های تان روی سرورهای خارج از ایران ذخیره می شوند. این یعنی شما هیچ کنترلی روی این داده ها ندارید. فرض کنید لیست قیمت محصولات، اطلاعات تماس مشتریان کلیدی، یا جزئیات پروژه های در حال اجرا همه در گروه های واتساپ رد و بدل می شوند. حالا تصور کنید این اطلاعات در اختیار رقبای شما قرار بگیرد. ریسک نشت اطلاعات از طریق هک اکانت ها، حملات فیشینگ، یا حتی آسیب پذیری های امنیتی خود این پلتفرم ها همیشه وجود دارد. مشکل اینجاست که شما نمی توانید سطح امنیت را خودتان تعیین کنید، نمی توانید لاگ دسترسی ها را ببینید، و نمی توانید در صورت بروز مشکل، واکنش سریع نشان دهید. به عبارت ساده تر، داده های حساس کسب و کار شما در جایی نگهداری می شوند که شما هیچ کنترل فنی و امنیتی روی آن ندارید.

در این مورد این مطلب میتواند کمکتان کند:  مدیر سابق واتس‌اپ می‌گوید بسیاری از کارکنان به داده‌های کاربران دسترسی نامحدود دارند

خروج کارمند = خروج اطلاعات

یکی از بزرگترین مشکلات استفاده از پیام رسان های عمومی این است که اکانت واتساپ یا تلگرام مال فرد است، نه مال سازمان. وقتی یک کارمند استعفا می دهد، اخراج می شود، یا حتی فقط شماره اش را عوض می کند، تمام تاریخچه چت ها، فایل های ارسالی، و اطلاعات مربوط به مشتری ها که در گوشی او بوده از دست می رود. سازمان هیچ کنترلی روی بازیابی این اطلاعات ندارد. در واقع، شما دارید دارایی اطلاعاتی سازمان تان را به اکانت شخصی افراد می سپارید.

نسخه های غیررسمی و هرزنامه ها

بسیاری از کاربران ایرانی به دلیل محدودیت های دسترسی، از نسخه های غیررسمی مثل واتساپ جی بی استفاده می کنند. این نسخه ها نه تنها از سوی شرکت اصلی پشتیبانی نمی شوند، بلکه ریسک امنیتی جدی دارند. دسترسی به مخاطبین، پیام ها، و حتی فایل های ارسالی از طریق این نسخه ها برای طرف های ثالث بسیار ساده تر است. علاوه بر این، هرزنامه در واتساپ و لینک های مشکوک که در گروه های کاری هم ردوبدل می شوند، می توانند دروازه ورود به شبکه سازمانی شما باشند. کافی است یک نفر از تیم روی یک لینک فیشینگ کلیک کند تا اطلاعات حساس لو برود.

وقتی همه چیز روی واتساپ است

سه سناریوی واقعی از سازمان های ایرانی

سناریو اول: شرکت خدماتی که تاریخچه مشتری را از دست داد

یک شرکت مشاوره مالی در اصفهان، تمام ارتباطات با مشتری هایش را از طریق واتساپ مدیریت می کرد. یکی از کارشناسان کلیدی بعد از 3 سال کار، استعفا داد و به شهر دیگری رفت. با خروج او، تمام تاریخچه چت با 15 مشتری مهم که در گوشی شخصی او بود، از دسترس سازمان خارج شد. این یعنی از دست دادن اطلاعات ارزشمند درباره نیازها، تعهدات، و تاریخچه خدمات ارائه شده به آن مشتری ها.

سناریو دوم: نشت اطلاعات از طریق نسخه غیررسمی

یک استارتاپ فناوری در تهران متوجه شد که اطلاعات مربوط به یک محصول در حال توسعه، قبل از زمان عرضه رسمی در فضای عمومی منتشر شده است. بعد از بررسی، مشخص شد یکی از اعضای تیم از نسخه غیررسمی واتساپ استفاده می کرده و احتمالا از همان طریق، اطلاعات لو رفته بود. اینجاست که مدیرعامل متوجه می شود دیر یا زود باید به سمت یک جایگزین واتساپ برای کار حرکت کند؛ ابزاری که مالکیت داده را به خود سازمان برگرداند.

سناریو سوم: فراموشی تسک به خاطر شلوغی گروه ها

یک شرکت تولیدی با 50 نفر پرسنل، تمام هماهنگی های داخلی را در یک گروه واتساپ انجام می داد. در میان صدها پیام روزانه، یک تسک مهم مربوط به سفارش قطعه خاص برای یک پروژه حساس، زیر پیام های دیگر مدفون شد و فراموش شد. نتیجه: تاخیر در تحویل پروژه و از دست دادن اعتماد مشتری کلیدی.

این سه سناریو فقط نمونه هایی از یک واقعیت بزرگتر هستند: سازمان های ایرانی بدون اینکه بدانند، کنترل داده های خودشان را از دست می دهند. اما خوشبختانه راه حل وجود دارد. برخی سازمان ها به جای تکیه بر پیام رسان های خارجی، به سراغ ابزارهای بومی رفته اند که کنترل کامل روی داده ها را به آن ها برمی گرداند.مثلا  پلتفرم تعاملات سازمانی نکسوس یکی از این راهکارهاست که چت، کانال ها، شبکه اجتماعی سازمانی و مدیریت کارها را در یک بستر یکپارچه و قابل استقرار روی سرور سازمان ارائه می دهد. این نوع ابزارها به سازمان اجازه می دهند که بدون نگرانی از نشت اطلاعات یا خروج کارمندان، تمام ارتباطات داخلی را مدیریت کنند.

چه زمانی باید برای ارتباطات داخلی به سراغ جایگزین واتساپ برای ارتباطات سازمانی برویم؟

لحظه ای که حجم داده ها و تعداد افراد درگیر در ارتباطات داخلی بالا می رود، وقت آن است که سازمان به طور جدی به سراغ یک جایگزین واتساپ برای ارتباطات سازمانی فکر کند. اما دقیقا چه زمانی این نیاز احساس می شود؟

نشانه های نیاز به تغییر:

تعداد پرسنل یا واحدهای سازمانی شما رشد کرده و دیگر یک یا دو گروه واتساپ کفایت نمی کند.

داده های سازمانی شما حساس هستند و نمی توانید ریسک نشت یا از دست رفتن آن ها را بپذیرید.

نیاز به آرشیو، جستجو، گزارش گیری و لاگ فعالیت های کاری دارید.

می خواهید سیستم ارتباطی را با سایر سیستم های سازمانی مثل HR، CRM یا مدیریت پروژه یکپارچه کنید.

می خواهید مالکیت کامل روی داده ها داشته باشید و کنترل دسترسی افراد را مدیریت کنید.

معیارهای انتخاب یک راهکار بومی:

وقتی تصمیم به تغییر گرفتید، باید به دنبال راهکاری باشید که این ویژگی ها را داشته باشد: امکان استقرار در دیتاسنتر داخل کشور یا روی سرور خود سازمان، پشتیبانی کامل به زبان فارسی و امکان استقرار حضوری در محل، قابلیت ساخت ساختار سازمانی، تعریف نقش ها، واحدها و سطوح دسترسی، و امکانات فراتر از چت ساده مثل کانال های اطلاع رسانی، شبکه اجتماعی داخلی، مدیریت کارها و پروژه ها.

جمع بندی

داده های سازمانی شما فقط چند فایل یا چند پیام نیستند. آن ها بخشی از دارایی، اعتبار و اعتماد مشتریان ایرانی شما هستند. تصمیم به استفاده یا عدم استفاده از یک جایگزین واتساپ برای ارتباطات سازمانی، یک تصمیم استراتژیک است، نه فقط یک انتخاب تکنیکال. اگر می خواهید سازمان تان در بلندمدت رشد کند، باید از امروز روی ابزاری سرمایه گذاری کنید که مالکیت داده، امنیت اطلاعات و کنترل کامل را به شما برگرداند.