نحوه مدیریت اسناد الکترونیکی با استفاده از فناوری هوش مصنوعی

به گزارش خبرنگار «نبض فناوری» ناصر محمودی مدیرعامل شرکت تعاونی دانش‌بنیان جوان اندیشان پویای قومس با برند تجاری جاپکو با اشاره به طراحی و تجاری‌سازی سامانه مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما بیان کرد: این سامانه با استفاده از فناوری هوش مصنوعی طراحی و تجاری‌سازی شده است.

به گفته محمودی این سامانه از فناوری هوش مصنوعی در تحلیل داده‌ها، جستجوی هوشمند و استخراج اطلاعات استفاده می‌کند. این امکان به کاربران کمک می‌کند تا به صورت سریع و دقیق به اسناد مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.

وی هدف اصلی این محصول را سازمان‌دهی و مدیریت اسناد در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ عنوان کرد و افزود: از مزایای این محصول می‌توان به تسهیل جست‌وجو از طریق فیلترهای پیشرفته، جست‌وجو با الگوریتم‌های هوش مصنوعی، دسته‌بندی سلسله مراتبی، کدگذاری و رمزنگاری پرونده و فایل، مدیریت دسترسی کاربران، گزارش‌گیری پیشرفته، مصورسازی و رهگیری گردش کار اسناد، برچسب‌گذاری خودکار و پشتیبان‌گیری اشاره کرد.

محمودی، نخستین هدف برای تولید این محصول را رفع نیاز سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ به آرشیو و مدیریت اسناد عنوان کرد و افزود: با توجه به این نیاز و دغدغه‌های مرتبط با نگهداری، سازمان‌دهی و مدیریت حجم بزرگی از اسناد در سازمان‌ها، سامانه مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما طراحی و به بازار عرضه  شد.

این فعال فناور، با اشاره به اهمیت این محصول در در مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک، عنوان کرد: سامانه یادشده، برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ که با حجم بزرگی از اسناد و مدارک روبه‌رو هستند، بسیار مفید است. با استفاده از این سامانه، امکان نگهداری، سازمان‌دهی و مدیریت اسناد به صورت الکترونیکی فراهم می‌شود.

مدیرعامل شرکت جوان اندیشان پویای قومس با اشاره به این‌که سامانه اسناد سما، از قابلیت‌ها و امکانات بیش‌تری نسبت به نمونه‌های مشابه داخلی برخوردار است، ادامه داد: از جمله امکانات این محصول می‌توان به جست‌وجوی پیشرفته با الگوریتم‌های هوش مصنوعی، دسته‌بندی سلسله مراتبی، کدگذاری و رمزنگاری پرونده و فایل، مدیریت دسترسی کاربران، گزارش‌گیری پیشرفته، مصورسازی و رهگیری گردش کار اسناد و تگ گذاری اتوماتیک اشاره کرد.

این فعال فناور، لایه‌های امنیتی بیش‌تر را از دیگر امکانات این سامانه دانست و گفت: برخورداری از امکانات بیش‌تر، زمینه‌ساز امنیت و حفاظت از اسناد سازمانی را بهبود می‌بخشد و از دسترسی غیرمجاز به اسناد جلوگیری می‌کند.

وی از فرآیند نویسی بر اساس نظام سازمانی کشور به عنوان یک ویژگی دیگر سامانه اسناد سما یاد کرد و افزود: این سامانه، با رعایت فرآیندنویسی و مدیریت اسناد بر اساس نظام سازمانی کشور طراحی شده است. این امر باعث افزایش بهره‌وری و هماهنگی بین سازمان‌ها می‌شود.

مدیرعامل شرکت جوان اندیشان پویای قومس در خصوص انعطاف‌پذیری و سهولت استفاده این سامتمه گفت: سامانه مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما با رابط کاربری ساده و استفاده آسان طراحی شده است. کاربران با استفاده از این سامانه، به راحتی می‌توانند به اسناد مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و از امکانات مختلف بهره‌برداری کنند. همچنین، این سامانه قابلیت انتقال و تبادل اسناد با سیستم‌های دیگر را نیز داراست.

وی افزود: تیم توسعه و پشتیبانی سامانه سما به صورت دوره‌ای به‌روزرسانی و بهبود سامانه را صورت می‌دهد و از طریق پشتیبانی فنی، کاربران را در مواجهه با هرگونه مشکل یا سوال فنی همراهی می‌کند. این امر باعث اطمینان کاربران از پشتیبانی مناسب و به‌روز بودن سامانه می‌شود. همچنین اسناد سازمانی به‌طور مرکزی و همگام در یک مکان مدیریت می‌شوند. این امکان به کاربران کمک می‌کند تا در هماهنگی و همکاری بین اعضای سازمان بهبود یابد و فرآیندهای کاری به صورت سریعتر و بهینه تر انجام شود.

این فعال فناور، با بیان این‌که محصول دانش‌بنیان تولید شده، تاکنون به اشتغال در صنعت فناوری اطلاعات و ارتباطات به طور مستقیم و غیر مستقیم کمک کرده است، عنوان کرد: تیم طراحی، برنامه‌نویسی، تست امنیت و بازاریابی و پشتیبانی محصول از این شرکت تعاونی دانش‌بنیان، مشغول به کار هستند و در حدود 11 نفر به‌طور مستقیم در این زمینه اشتغال دارند. همچنین، با توجه به استفاده از محصول داخلی، این موضوع می‌تواند منجر به ایجاد اشتغال بیشتر در زمینه توسعه، پشتیبانی و امکانات مرتبط با این محصول شود.

محمودی بیان کرد: با توسعه محصولات دانش‌بنیان و پشتیبانی از صنایع داخلی مرتبط، می‌توان اشتغال در زمینه‌های مرتبط با تولید و توسعه نرم‌افزار، پشتیبانی فنی، فروش و بازاریابی و سایر زمینه‌های مرتبط را ترویج داد. ایجاد اشتغال در این صنایع می‌تواند به توسعه اقتصادی و افزایش درآمد ملی کمک کند.