گزارشی از پیاده‌سازی موفق IUMS در دانشگاه خاتم
امروزه با پیچیدگی فرایندها و افزایش حجم خدمات سازمان‌ها، مدیریت امور جاری و خدمت‌رسانی صحیح و یکپارچه با چالش‌های اساسی مواجه است. از طرفی مدیریت فرایندهای سازمانی از عوامل اساسی پیاده‌سازی استراتژی در سطح سازمان محسوب می‌گردد. سیستم‌های خارجی وجود دارند که با توجه به محدودیت‌های پیاده‌سازی در ایران، بهره‌مندی از آنها با موانع مختلفی روبرو است.شرکت فناپ در راستای تحول دیجیتال و ارائه راهکار یکپارچه به سازمان‌ها و ارگان‌ها، همواره بر افزایش بهره‌وری و ارتقای کیفیت فرایند سازمان‌ها نقش داشته است. یکی از پروژه‌های تحول دیجیتال و راهکار سازمانی فناپ در حوزه آموزش، پروژه IUMS در دانشگاه خاتم است.
پیاده‌سازی این پروژه با رضایت ذی‌نفعان و مدیریت این مجموعه همراه بوده است. در این راستا، در خدمت سرکار خانم لیلا کُرد(مدیر پروژه IUMS در فناپ سافت) هستیم تا اطلاعات دقیق‌تری در مورد نرم‌افزار IUMS و تجربه پیاده‌سازی آن در دانشگاه خاتم دریافت کنیم.
نرم افزار IUMS چیست؟ نرم افزار جامع دانشگاهی مخفف Integrated University Management Solution به معنای راهکار جامع مدیریت یکپارچه دانشگاهی است. این نرم افزار به صورت هوشمند و دقیق، برنامه‌ریزی کلیه منابع دانشگاه اعم از منابع آموزشی و پژوهشی، منابع انسانی، منابع مالی و دارایی‌های دانشگاه را به صورت یکپارچه مدیریت می‌کند و اطلاعات آنها را با کیفیتی بالا در اختیار مدیران دانشگاه قرار می‌دهد.
به عبارت دیگر می‌توان گفت IUMS یک نگرش فناورانه و سیستماتیک برای مدیریت موثر تمامی منابع دانشگاهی است که طیف وسیعی از فرآیندها و فعالیت‌های مختلف، مانند فعالیت‌های مربوط به امور دانشجویان، امور اساتید، امور آموزش و پژوهش، امور مالی و امور تدارکات و پشتیبانی را در یک سیستم یکپارچه مکانیزه می‌کند که این موضوع موجب افزایش رضایت دانشجویان و اساتید، بهبود عملکرد دانشگاه، بالا بردن کارایی، کاهش هزینه و افزایش درآمد می‌شود.
نیاز و خلا چه بود که منجر به پیاده‌سازی IUMS در دانشگاه خاتم شد؟
دانشگاه خاتم به دنبال یک سری اهداف و راهکارهایی بود که سیستم‌های موجود نمی‌توانستند آنها را برآورده کنند. از طرفی سیستم‌های دانشگاهی موجود در بازار خارجی(بین الملل)، به علت قوانین و عملکردهای متفاوت با وزارت علوم نیاز به بومی سازی زیادی داشتند و همچنین با توجه به شرایط اقتصادی و تحریم‌ها، استفاده از این سیستم‌ها به صورت قانونی سخت‌تر از قبل شده بود. بنابراین بر آن شدیم تا با ارائه یک راهکار جامع، تحولی را در دانشگاه‌ها ایجاد کنیم و بتوانیم اقدامات فناورانه مناسب‌تری را انجام دهیم که هم موجب تسهیل اجرای فرآیندهای کاری و هم موجب رضایتمندی دانشجویان، اساتید، کارکنان و مدیران دانشگاه، شود. راهکار IUMS براساس استراتژی‌ها، جهت‌گیری‌های راهبردی و چشم انداز دانشگاه خاتم که بر رویکرد نخبه گرایی استوار بود شکل گرفت.
فرایند اجرایی و بازه زمانی اجرای پروژه به چه شکل بود؟
تولید این پروژه از تیرماه 96 آغاز شد و محصول آموزش به عنوان مهمترین محصول راهکار جامع دانشگاهی بعد از یکسال تلاش مضاعف، تولید گردید و خوشبختانه در نیم سال اول تحصیلی سال 97 برای دانشجویان ورودی های جدید رشته فنی و مهندسی در مقطع کارشناسی ارشد در دانشگاه خاتم با موفقیت راه اندازی و استقرار یافت. در ادامه روند پروژه توسعه محصولات مالی و منابع انسانی و سایر فرآیندهای آموزشی مورد نیاز صورت پذیرفت و کلیه اطلاعات دانشجویان قدیمی دانشگاه خاتم در تمامی مقاطع تحصیلی و در کلیه رشته/گرایش ها از سامانه قدیمی به سامانه IUMS انتقال داده شد بطوریکه در ترم اول تحصیلی سال 98 کلیه دانشجویان دانشگاه خاتم اعم از وروی های جدید و ورودی های قدیمی در سامانه IUMS ثبت نام و انتخاب واحد کردند و در حال حاضر کلیه فرآیندهای مرتبط با دانشجویان و اساتید در سامانه IUMS اجرا و مدیریت می شوند.
مزایای سیستم فعلی نسبت به سیستم قبلی چیست؟ دستاوردهای پروژه چه بوده است؟ سیستم IUMS تمامی فرآیندهای مرتبط از زمان ورود دانشجو تا زمان فارغ التحصیلی را در بر می‌گیرد و قابلیت تنظیم و پیکربندی تمامی قوانین و سیاست‌های آیین نامه‌ای، آموزشی و مالی را دارا می باشد. همچنین این سیستم قادر است تمامی فرآیندهایی که قرار است به دانشجویان، اساتید، کارکنان، مدیران و معاونین دانشگاه، ارائه شود را برنامه ریزی و اجرا کند. یکی از مهمترین قابلیت‌های این سیستم، ویژگی مرتبط با نسخه‌بندی قوانین است. به این صورت که در چندین ورژن می‌توانیم قوانین مختلف آیین نامههای آموزشی یا قوانین مالی را داشته باشیم و این موجب می‌شود که هیچ محدودیتی برای اعمال قوانینی که ممکن است از سمت وزارت علوم یا از سمت خود دانشگاه صادر شود، وجود نداشته باشد.
علاوه براین، این سیستم قابلیت توزیع پذیری را برای دانشگاه‌های بزرگ مهیا می‌کند. به این معنا که کاملا مقیاس‌پذیر است و نه فقط برای یک دانشگاه بلکه می‌تواند برای تمام دانشگاه‌هایی که زیر نظر وزارت علوم هستند اعم از دانشگاه‌های سراسری، پیام نور، غیر انتفاعی و یا برای کلیه واحدهای دانشگاهی در دانشگاه آزاد، راه‌اندازی شوند. چرا که معماری و زیرساخت نرم افزاری که در آن استفاده شده، این امکان را فراهم کرده که قابلیت توزیع شدگی نرم افزار در مقیاس بزرگ وجود داشته باشد.
یکی دیگر از قابلیت‌های پلتفرم نرم‌افزاری که در IUMS استفاده شده، داشتن موتور مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM engine) بر اساس استاندارد BPMN می‌باشد که این زیرساخت نرم افزاری توسط فناپ سافت تولید شده است و امکان مکانیزه نمودن فرآیندهای کسب و کار را میسر می‌سازد. همچنین پلتفرم زیرساخت نرم افزاری دارای یک Application Generator می‌باشد که این ابزار، محیط توسعه‌ای برای طراحان و برنامه‌نویسان ایجاد کرده که آنها می‌توانند فرآیندهای کسب و کار و فرم‌هایشان را با سرعت و کیفیت بالاتری طراحی و پیاده سازی کنند. لذا توسعه و سفارشی سازی فرآیندهای کسب و کار بر اساس نیازمندیهای سازمان در زمان کوتاهتری و با کیفیت مطلوب تری، امکان پذیر می باشد. از هسته پلتفرمی نرم افزار پاد برای پشتیبانی از SSO استفاده شده است که با اتصال با پاد توانسته‌ایم خدمات آموزشی که به دانشجویان ارائه می‌شود را در سبد خانوارهای ایرانی اضافه نماییم.
یکی دیگر از مهمترین قابلیت‌های این نرم افزار تعامل با نرم افزار بانکداری متمرکز بانک پاسارگاد است. این یکپارچگی موجب شده سرویس‌هایی مناسب‌تری را در اختیار دانشجوها برای تسویه کردن روندهای مربوط به پرداخت شهریه قرار دهند. به عبارت دیگر دانشجویان می‌توانند چک های خود را در تمامی شعب بانک پاسارگار واگذار نمایند و استعلام چک‌ها بصورت خودکار از طریق سیستم IUMS صورت می پذیرد و دیگر نیاز به حضور فیزیکی آنها برای تاییدیه چک ها در دانشگاه نمی‌باشد. در سیستم IUMS ، کارت دانشجویی و کارت بانکی یکسان است یعنی اطلاعات کارت دانشجویی بر روی کارت بانکی آنها در بانک پاسارگاد چاپ و صادر می گردد و دانشجویان می‌توانند با همان کارت بانکی، وارد دانشگاه شوند.
مزیت‌های رقابتی IUMS در مقایسه با سایر راهکارهای موجود در بازار را چه مواردی می‌دانید؟ راهکار IUMS فناپ، اولین راهکار یکپارچه دانشگاهی در بازار ایران است، تاکنون تمام سیستم‌هایی موجود به صورت جزیره‌ای در دانشگاه‌ها استقرار پیدا کرده‌اند و قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها را ندارند. راهکار IUMS اولین سیستم دانشگاهی است که توانسته تمامی فرآیندهای مورد نیاز دانشگاه‌ها را در یک جا گرد هم آورد و مهم‌تر از همه اینکه سیستم‌های موجود در بازار، عملیات‌های مورد نیاز در دانشگاه‌ها را مکانیزه می‌کنند، ولی IUMS کلیه فرآیندهای دانشگاهی را مکانیزه کرده است.
یکی از مهمترین ویژگی‌های این سیستم قابلیت جداسازی قوانین وزارت علوم در سطح ستاد از قوانین در سطح دانشگاه‌ها می باشد. دو لایه کردن این سطح قوانین مشخص می‌کند که چه قوانینی در سطح وزارت علوم است و تمامی دانشگاه‌ها باید از آن تبعیت کنند و چه قوانینی در اختیار خود دانشگاه است در نتیجه رصد کردن و انتشار قوانین در هر دو سطح امکان مدیریت مؤثر، عدم تداخل و بهبود کنترل آنها را دربرخواهد داشت. علاوره بر موارد ذکر شده، راهکار جامع IUMS نیاز به حضور فیزیکی دانشجویان در دانشگاه‌ها را کاهش داده و توانسته فرآیندهای کسب و کار را در سطح دانشگاه، استاندارد سازی و بهینه سازی نماید و ساختارهای قدیمی را حذف کند.
آیا IUMS در سایر سازمان‌های آموزشی قابلیت پیاده‌سازی دارد؟
کلیه دانشگاه های سراسر کشور که زیرنظر وزارت علوم هستند، اعم از دانشگاه‌های دولتی، فنی و حرفه‌ای، علمی و کاربردی، غیرانتفاعی، پیام نور و همچنین کلیه دانشگاه های آزاد سراسر کشور می‌توانند از این راهکار جامع دانشگاهی بهره ببرند.
همانطور که گفته شد IUMS یا راهکار جامع مدیریت یکپارچه دانشگاهی ابزاری برای مدیریت موثرتر نظام آموزشی است. در حال حاضر چنین راهکاری در کشور توسط فناپ ارائه شده است. این راهکار جامع علاوه بر یکپارچگی، راهکاری امن، مقرون به صرفه و سفارشی‌سازی شده برای سیستم آموزشی در ایران است. خوشبختانه پیاده‌سازی این پروژه با رضایت کامل ذی‌نفعان همراه بوده و نتیجه آن افزایش بهره‌وری دانشگاه و سیستم آموزشی بوده است. امید است تمامی سیستم‌های آموزشی در کشور از چنین راهکارهایی بهره ببرند تا توان خدمت‌رسانی و مدیریتی نظام آموزشی افزایش یابد.
